Algemene privacyverklaring

AantjesZevenberg Advocaten respecteert uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of anderszins verkregen vertrouwelijk wordt behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met deze verklaring wordt uitvoering gegeven aan de informatieplicht op basis van de privacywetgeving.

Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is AantjesZevenberg Advocaten, gevestigd aan de Haagweg nr. 108, 2282 AE, te Rijswijk (ZH) en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 27332214.

Juridische dienstverlening

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

AantjesZevenberg Advocaten verwerkt de navolgende (soorten of categorieën) persoonsgegevens:

basisinformatie zoals uw voor- en achternaam, titel, geslacht, het bedrijf waar u werkt of uw functie;
contactgegevens zoals postadres, (mobiele) telefoonnummer of e-mailadres;
aanvullende persoonsgegevens zoals identiteitsbewijs, geboortedatum, BSN en huwelijkse staat;
financiële informatie, zoals uw bankrekeningnummer, salaris en overige vergoedingen;
alle overige persoonsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doelen;
afhankelijk van de soort zaak, verzamelen wij ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens en gegevens over het strafrechtelijk verleden, zoals in het geval van een letselschadezaak, strafzaak, arbeidszaak of sociale zekerheidszaak.

Voornoemde persoonsgegevens verwerkt AantjesZevenberg Advocaten omdat deze door u op eigen initiatief zijn verstrekt, in het kader van de dienstverlening zijn verkregen, door derde partijen aan ons kenbaar zijn gemaakt, waaronder wederpartijen, beroepsaansprakelijkheids- of rechtsbijstandsverzekeraar, beroeps- of branchevereniging of via openbare bronnen (bijvoorbeeld websites, het Kadaster, het Handelsregister van de Kamer van Koophandel) bekend zijn geworden.

Voor welke doeleinden verwerken we uw persoonsgegevens?

Wij verwerken de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

voor de voorbereiding, uitvoering en afronding (inclusief facturatie) van de betreffende opdracht (verlenen van juridisch advies, voeren van een gerechtelijke procedure of verzorgen van juridische kennisoverdracht).
het verzenden van declaraties aan derden, zoals uw rechtsbijstandsverzekeraar of een (schade)verzekeraar;
het verkrijgen, muteren en declareren (inclusief extra uren) van gefinancierde rechtsbijstand (Wet op de rechtsbijstand);
voor het behandelen of verweren tegen een tuchtklacht/in een rechtzaak;
voor het innen van de facturen;
de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op AantjesZevenberg Advocaten rust, zoals de verplichtingen volgend uit de Advocatenwet, om een dossier bij te houden (en te bewaren) en uw identiteit te controleren, maar ook de verplichting op basis van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) om (in sommige gevallen) een cliëntenonderzoek uit te voeren;
het onderhouden van contact, door toezending van de kantoornieuwsbrief, uitnodigingen voor bijeenkomsten en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd.

Op basis van welke grondslagen verwerken we uw persoonsgegevens?

Wij verwerken de persoonsgegevens op basis van het aangaan en het uitvoeren van de overeenkomst.

Wij verzamelen ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens en strafrechtelijke gegevens, zoals in het geval van een letselschadezaak, strafzaak, arbeidszaak of sociale zekerheidszaak. Wanneer u aan ons een opdracht verstrekt voor de behandeling van een dergelijke zaak, dan vragen wij u toestemming voor de verzameling van deze bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. De gegevens over het strafrechtelijk verleden worden aan ons verstrekt door het Openbaar Ministerie in een strafzaak en zijn noodzakelijk om u daarin te kunnen bijstaan. Als u deze toestemming niet geeft, kunt u helaas geen gebruik maken van onze diensten, omdat de advocaat de diensten niet kan uitvoeren zonder deze bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier. U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De advocaat mag dan geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens meer van u verwerken. De advocaat kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten en zal het dossier dan moeten sluiten.

Omdat wij op grond van de Gedragsregels Advocatuur niet tegen onze cliënten of voormalige cliënten mogen optreden, zullen wij uw contactgegevens digitaal ook na beëindiging van de opdracht blijven bewaren. Hiervoor hebben wij een gerechtvaardigd belang. De privacy-impact daarvan is beperkt nu wij enkel de contactgegevens van onze voormalige cliënten bewaren en niet het volledige dossier.

De persoonsgegevens van onder meer de wederpartij en andere derden worden verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang van onze cliënt(e) en AantjesZevenberg Advocaten. Cliënten kunnen hun rechten in een adviseringstraject, minnelijk traject en tijdens de gerechtelijke procedure niet effectueren zonder dat zij beschikken over bepaalde persoonsgegevens van hun wederpartij of derden. Het is daarvoor ook noodzakelijk dat cliënten deze persoonsgegevens verstrekken aan AantjesZevenberg Advocaten. De privacy-impact is beperkt, aangezien de persoonsgegevens van de wederpartij/derden enkel worden verstrekt aan AantjesZevenberg Advocaten en bijvoorbeeld deurwaarders en gerechtelijke instanties. Bovendien is AantjesZevenberg Advocaten gebonden aan geheimhouding op basis van de Advocatenwet. Hierdoor gaat het gerechtvaardigd belang van de cliënten en AantjesZevenberg Advocaten voor op de privacy van de wederpartij en/of derden.

Wij verwerken persoonsgegevens ook om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor advocaten geldende regelgeving en gedragsregels, zoals identificatie, controle van gegevens, administratieve vereisten of bewaartermijnen. De wettelijke verplichtingen zijn opgenomen in de Advocatenwet, Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en Wet op de rechtsbijstand.

Aan wie worden de persoonsgegevens verstrekt?

AantjesZevenberg Advocaten is op grond van de Advocatenwet en de gedragsregels gehouden tot geheimhouding. Gegevens die worden verkregen in het kader van de behandeling van een zaak worden niet met derden gedeeld, tenzij dit is toegestaan op grond van de toepasselijke gedragsregels, onze overeenkomst en de (Advocaten)wet. Voor de behandeling van een zaak kan het nodig zijn persoonsgegevens te delen:

in het kader van een gerechtelijke procedure zoals met een gerechtelijke instantie, (de advocaat van) de wederpartij of een deurwaarder;
voor het sluiten van een overeenkomst (zoals (de advocaat van) de andere contractspartijen);
voor het declareren van de dienstverlening (zoals aan de Raad voor Rechtsbijstand of een (rechtsbijstands)verzekeraar).
om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Hierbij kan gedacht worden aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten.

Met de derde partij (verwerker) die namens en in opdracht van AantjesZevenberg Advocaten uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de privacywetgeving. Wij hebben bijvoorbeeld een verwerkersovereenkomst gesloten met onze IT-beheerder en onze cloudopslagprovider.

Door AantjesZevenberg Advocaten ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een gerechtelijke instantie, het UWV, de Deken (toezichthouder van advocaten), de Raad voor Rechtsbijstand, een rechtsbijstandsverzekeraar, een accountant, een notaris, ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.

AantjesZevenberg Advocaten deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. Als de bewaartermijn van persoonsgegevens voorbij is of de gegevens niet meer noodzakelijk zijn, zullen uw gegevens worden vernietigd. In beginsel zal uw dossier na afronding nog 20 jaren worden bewaard. Omdat wij op grond van de Gedragsregels Advocatuur niet tegen onze cliënten of voormalige cliënten mogen optreden, zullen wij uw contactgegevens digitaal ook na beëindiging van de opdracht blijven bewaren. Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Sollicitaties

Als u per e-mail solliciteert en/of reageert op specifieke vacatures verwerken wij uw gegevens. Gegevens die u zelf aan ons verstrekt in een motivatiebrief, CV en/of andere documenten zoals contactgegevens, foto, burgerlijke staat, geboortedatum, geboorteplaats, opleidingsgegevens, werkervaring, nevenactiviteiten, vaardigheden en hobby’s verwerken wij in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van een sollicitant voor een functie die vacant is of kan komen bij AantjesZevenberg Advocaten. Deze persoonsgegevens worden gebruikt om uw sollicitatie of aanmelding te behandelen en daarover met u te communiceren. Tevens worden deze gegevens bewaard voor de afhandeling van de eventueel door de sollicitant gemaakte onkosten, de interne controle en de bedrijfsbeveiliging, de uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving.

Wij wijzen u erop geen bijzondere persoonsgegevens op te nemen in het door u verstrekte CV. Denk dan vooral aan uw BSN, gegevens over uw afkomst, gezondheid of gegevens over uw strafrechtelijk verleden. Desondanks kan het voorkomen dat dergelijke door u op vrijwillige basis verstrekte gegevens door ons verwerkt worden. AantjesZevenberg Advocaten zorgt er voor dat alleen die personen toegang hebben tot deze gegevens die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

De verwerking van uw sollicitatiegegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van AantjesZevenberg Advocaten. Dat belang bestaat er in dit geval uit om geschikt nieuw personeel te werven voor AantjesZevenberg Advocaten.

De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de werving- en selectie activiteiten binnen AantjesZevenberg Advocaten of die daarbij noodzakelijkerwijs zijn betrokken. AantjesZevenberg Advocaten zal geen gegevens verstrekken van sollicitanten aan derde partijen, tenzij zij daartoe wettelijk is verplicht.

AantjesZevenberg Advocaten bewaart de gegevens van sollicitanten tijdens de werving- en selectieprocedure. Indien de sollicitant hiervoor toestemming geeft dan worden de gegevens van de betreffende sollicitant gedurende één jaar bewaard. Deze toestemming kunt u ten allen tijde intrekken. Dit kunt u doen door een mail te sturen naar: info@aantjeszevenberg.nl. Indien de sollicitant geen toestemming geeft, zullen de gegevens van de afgewezen sollicitant vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. In het geval een sollicitant wordt aangenomen, dan worden de gegevens bewaard in het personeelsdossier van de sollicitant.

Beveiliging

Ter bescherming van verlies en andere vormen van onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens hebben wij passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen. Zo maken wij gebruik van een https-website. Een SSL-certificaat is te herkennen aan een slotje en https:// in de URL. Dit zorgt ervoor dat de gegevens die u invult in het contactformulier versleuteld wordt verstuurd. Dit contactformulier wordt op onze website opgeslagen, waarbij 2x maal een wachtwoord moet worden ingevoerd voordat überhaupt kan worden gezocht naar het contactformulier. Uiteraard staat het wachtwoord niet op een post-it naast de computer.

De persoonsgegevens worden opgeslagen in fysieke en digitale dossiers. Deze dossiers zijn veilig opgeborgen in afgesloten dossierkasten. De dossiers bevinden zich in een met een alarminstallatie afgesloten pand. De dossiers worden digitaal opgeslagen op onze eigen beveiligde server in Nederland. Van onze server wordt elke werkdag een back-up gemaakt.

Onze telefoons/laptops zijn niet toegankelijk voor derden en beveiligd met sterke wachtwoorden en kunnen in het geval van diefstal of verlies op afstand worden gewist. Naast technische maatregelen (beveiliging van systemen), houdt dit ook in dat AantjesZevenberg Advocaten organisatorische maatregelen neemt, waaronder het informeren van haar medewerkers over de privacywetgeving, het onderwerpen van al haar medewerkers aan een verplichting tot geheimhouding en het nastreven van een clean-desk-policy.

AantjesZevenberg Advocaten heeft een externe ICT-beheerder die continu de beveiliging van de ICT-omgeving van kantoor monitort en zo nodig direct ingrijpt bij een dreigende beveiligingsinbreuk.

Uw rechten

Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, dan kan u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

U heeft de volgende rechten:

uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
inzage in de persoonsgegevens die wij hebben. Dit betekent dat u een verzoek kunt doen om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verzameld hebben. Daarbij dient u er rekening mee te houden dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin wij bevoegd zijn om, vanwege bijvoorbeeld professioneel verschoningsrecht, niet te voldoen aan uw verzoek om kopieën van persoonsgegevens te verstrekken;
het laten corrigeren van fouten;
het laten verwijderen van persoonsgegevens;
als het verwerken van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u ook het recht om uw toestemming, op enig moment, in te trekken. Het intrekken van uw toestemming is echter niet van invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking op basis van uw eerdere toestemming, voordat wij een dergelijke intrekking hebben ontvangen of in het geval verdere verwerking van diezelfde gegevens volgens een andere grondslag is voortgezet, zoals een overeenkomst of wettelijke verplichting van AantjesZevenberg Advocaten.
bezwaar maken tegen een bepaald gebruik;
ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, ook voor de termijn die wij nodig hebben om uw verzoeken of bezwaren te beoordelen. Dit houdt kort gezegd in dat AantjesZevenberg Advocaten de verwerking van uw gegevens tijdelijk ‘bevriest’.
ons ook vragen om te zorgen dat uw persoonsgegevens aan een andere partij worden overgedragen.

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij AantjesZevenberg Advocaten aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen. Een verzoek van een wederpartij tot verwijdering, aanpassing of beperking van zijn persoonsgegevens zal worden afgewezen, aangezien in dat geval het belang van onze cliënt en ons kantoor voorgaat op het belang van de wederpartij. Ook kan dit verzoek worden afgewezen indien de gegevens nodig zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Wij kunnen ook weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt.

Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken.

Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen.

Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen aan onderstaande contactgegevens:

AantjesZevenberg Advocaten

T.a.v. Jeroen van Apeldoorn

Haagweg nr. 108

2282 EA Rijswijk (ZH)

U kunt ook een e-mail sturen naar vanapeldoorn@aantjeszevenberg.nl.

U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl leest u hoe u een klacht moet indienen.

Aanpassing privacyverklaring

AantjesZevenberg Advocaten heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van de privacyverklaring wordt op onze website gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website.

Vragen & Contact

Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met Jeroen van Apeldoorn (070-3906260/ vanapeldoorn@aantjeszevenberg.nl)

Deze privacyverklaring is op d.d. 13 juni 2018 vastgesteld.